Logo PageAndShop

Techniki zarządzania czasem – Jak organizować pracę skuteczniej?

Zarz%c4%85dzanie czasem pas

Rozporządzanie swoimi obowiązkami na pozór nie sprawia wrażenia trudnej czynności, lecz z narastającą ich liczbą może stać się problemem. Nie kontrolując narastających kolejno zadań może zdarzyć się sytuacja, w której nie zdążymy zrobić ich wszystkich. Dokładnie w celu zapobiegnięciu wspomnianego zjawiska służą techniki zarządzania czasem. Dzięki nim nie dopuścimy do sytuacji, w której nie będziemy w stanie wywiązać się z danego naszemu kontrahentowi lub współpracownikowi słowa. Metody zarządzania czasem okazują się potrzebne w każdej dziedzinie biznesu niezależnie od specjalizacji.  

Techniki zarządzania czasem – Jak organizować pracę jeszcze skuteczniej?  

Na przestrzeni lat powstała ogromna ilość technik sprawnego zarządzania czasem w pracy i nie tylko. Zrobiono także dużą ilość badań. Ludzie zawsze zastanawiali się, jak zorganizować swój czas, aby wykonać zadania zaplanowane na dany dzień, miesiąc lub rok jeszcze skuteczniej. Wybraliśmy kilka z nich, aby każdy mógł wprowadzić nowe nawyki najszybciej, jak to możliwe.  

GTD (Getting Things Done)  

Jedna z najpopularniejszych metoda do zarządzania czasem pracy i nie tylko. Technika zarządzania czasem pozwala oczyścić umysł ze wszystkich zadań nie zaprzątając go niepotrzebnymi sprawami. Wszystko wtedy trafia do zewnętrznych systemów pozwalając nam skupić się na skuteczności w konkretnym zadaniu i pełnej kreatywności. Getting Things Done dzielimy na kilka etapów.  

Etap 1 – Gromadzenie - Zbiór wszystkich naszych zadań w jednym miejscu. Powinniśmy zrobić to szczególnie starannie, aby nic nie wypadło nam z głowy.  

Etap 2 – Analizowanie – Zgromadzone wcześniej przez nas zadania poddajemy analizie. Analizując je dobierzemy odpowiednią kategorię. Dowiemy się wtedy, w jakiej kolejności powinniśmy do nich przystąpić. Kategorie, do których zaliczymy zobowiązania to: zadania, które zajmują mniej niż dwie minuty, zadania wymagające większej ilości czasu, zadania nie posiadające określonego czasu wykonania i zadania, które nie wymagają już działania, ale informacja zwrotna z nich może okazać się nam pomocna przy przyszłych wyzwaniach.  

Etap 3 - Porządkowanie - Czas, w którym powinniśmy porozdzielać w konkretne miejsca wszystkie nasze zadania, które zajmują więcej czasu niż 2 minuty. Zalecanym jest, aby je rozłożyć wedle wskazanego podziału: projekty, zadania na najbliższy czas, oczekiwane, czyli takie, które wymagają części wykonanej przez inną osobę. Ostatnią część stanowi kalendarz, czyli zadania, które powinniśmy zaplanować na określoną datę w czasie.  

Etap 4 - Przeglądanie - Co najmniej raz w tygodniu wedle tego systemu powinniśmy przeglądnąć nasze zadania i je zaktualizować. Nanosimy wtedy nowe pozycje i odejmujemy nieaktualne. 

Etap 5 – Ostatni etap tej techniki zarządzania czasem to realizacja. Przystępujemy wtedy do konkretnych działań, które przełożą się na efekty. Powinniśmy jednak pamiętać w tej sytuacji, że ważne okaże się prawidłowe oszacowanie naszych sił, energii przed zabraniem się za większe zadania.  

Technika Pomodoro  

Metoda zarządzania czasem, jaką jest Pomodoro to jedna z technik, którą powszechnie uważa się za najłatwiejszą w wykonaniu. Wszystko ze względu na to, że nie wymaga specjalnego przygotowania. Można zacząć stosować ją zaraz po przeczytaniu artykułu.  

Jak zarządzać czasem? - Pomodoro 

Pierwszym etapem jest podział zadań od najważniejszego do tych mniej ważnych. Zwróćmy uwagę na to, aby zadanie, które oceniamy na więcej niż 25 minut czasu trwania podzielić na części. Każda część powinna zająć nam nie więcej niż właśnie 25 minut, ponieważ tyle będzie wynosił nasz cykl. Po każdym pomidorze, czyli okresie nieustannej pracy powinno się zrobić około 5 minut przerwy. Natomiast po 4 wykonanych pomidorach warto pomyśleć o dłuższej przerwie wynoszącej około 15-20 minut. Jeżeli przeprowadzimy cały proces wedle zaleceń, szybko osiągniemy wewnętrzną satysfakcję i zadowolenie.  

Wspomniane powyżej metody dotychczas przyniosły efekty ogromnej ilości osób na całym świecie. Następną osobą możesz być Ty. Zastosowanie technik zarządzania czasem z pewności zwiększy Twoją efektywność przez cały rok.